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Nachlass abwickeln: Selbst erledigen oder professionelle Unterstützung nutzen?

Nach einem Todesfall stehen Angehörige nicht nur vor Trauer und persönlichen Entscheidungen. Gleichzeitig müssen zahlreiche rechtliche, steuerliche und organisatorische Fragen geklärt werden. Es sind Konten und Verträge zu prüfen, Versicherungen müssen informiert, Vermögenswerte gesichert und gegebenenfalls Immobilien, Unternehmen oder Beteiligungen verwaltet werden.

Dabei stellt sich häufig die Frage:

Kann ich den Nachlass selbst abwickeln, oder sollte ich professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen? Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht. Ein überschaubarer Nachlass mit klarer Erbfolge, wenigen Vermögenswerten und keinen erkennbaren Schulden kann in der Regel von den Erben selbst abgewickelt werden. Schwieriger wird es jedoch, wenn Immobilien, Unternehmensvermögen, Auslandsvermögen, Pflichtteilsansprüche, mehrere Erben oder ungeklärte Verbindlichkeiten hinzukommen. Entscheidend ist deshalb, zunächst einen vollständigen Überblick zu gewinnen. Erst dann lässt sich beurteilen, welche Schritte notwendig sind, welche Risiken bestehen und ob fachkundige Unterstützung sinnvoll ist.

Was bedeutet Nachlassabwicklung?

Im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnet man damit sämtliche Maßnahmen, die nach einem Todesfall erforderlich sind, um den Nachlass zu erfassen, zu sichern, zu verwalten und schließlich entsprechend der Erbfolge oder den Anordnungen des Erblassers zu verteilen.

Dazu gehören beispielsweise:

die Feststellung der Erben,
die Sicherung von Unterlagen und Vermögenswerten,
die Ermittlung von Konten, Depots und Versicherungen,
die Prüfung laufender Verträge,
die Erfassung von Immobilien und Unternehmensbeteiligungen,
die Feststellung von Schulden und sonstigen Verpflichtungen,
die Erstellung eines Nachlassverzeichnisses,
die Erfüllung steuerlicher Pflichten,
die Begleichung berechtigter Nachlassverbindlichkeiten,
die Klärung von Pflichtteilsansprüchen,
die Verwaltung des Nachlasses innerhalb einer Erbengemeinschaft,
und schließlich die Verteilung oder Auseinandersetzung des Nachlasses.

Dabei ist der Begriff „Nachlassabwicklung“ kein fest umrissenes, gesetzlich definiertes Verfahren. Er beschreibt die Gesamtheit der praktischen und rechtlichen Aufgaben, die mit einem Erbfall verbunden sind.

Davon zu unterscheiden ist die gesetzlich geregelte Nachlassverwaltung. Es handelt sich dabei um ein besonderes gerichtliches Verfahren, das vor allem das Ziel verfolgt, den Nachlass vom eigenen Vermögen des Erben zu trennen und dessen Haftung auf den Nachlass zu beschränken.

Wer darf den Nachlass abwickeln?

Mit dem Tod geht das Vermögen des Verstorbenen grundsätzlich als Ganzes auf den oder die Erben über. Deshalb sind zunächst die Erben für den Nachlass verantwortlich.

Die Erbfolge kann sich aus folgenden Gründen ergeben:

einem Testament,
einem Erbvertrag,
oder der gesetzlichen Erbfolge.

Gibt es nur einen Erben, kann dieser grundsätzlich allein für den Nachlass handeln. Gibt es mehrere Erben, so entsteht kraft Gesetzes eine Erbengemeinschaft. Der Nachlass wird dann gemeinschaftliches Vermögen aller Miterben. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Miterbe nach Belieben über einzelne Nachlassgegenstände verfügen kann. Die Verwaltung des Nachlasses steht den Miterben grundsätzlich gemeinschaftlich zu. Bei notwendigen Maßnahmen zur Erhaltung des Nachlasses kann ein Miterbe unter bestimmten Voraussetzungen auch allein handeln. Bei weitergehenden Entscheidungen ist jedoch häufig eine Abstimmung innerhalb der Erbengemeinschaft erforderlich.

Zusätzlich kann ein Testamentsvollstrecker eingesetzt worden sein. In diesem Fall hängt es vom Umfang der Testamentsvollstreckung ab, welche Aufgaben bei ihm und welche bei den Erben liegen. Bevor Konten aufgelöst, Immobilien verkauft oder Nachlassgegenstände verteilt werden, sollte deshalb immer geklärt werden, wer tatsächlich Erbe geworden ist und wer rechtlich für den Nachlass handeln darf.

Der erste Schritt ist die Klärung der Erbfolge

Die praktische Nachlassabwicklung sollte nicht mit der Verteilung einzelner Gegenstände beginnen, sondern mit der Klärung der Erbfolge.

Zunächst ist zu prüfen:

Gibt es ein Testament oder einen Erbvertrag?
Wurde die Verfügung von Todes wegen bereits eröffnet?
Gibt es möglicherweise mehrere Testamente?
Sind die Formulierungen eindeutig?
Greift ganz oder teilweise die gesetzliche Erbfolge?
Wurde ein Testamentsvollstrecker eingesetzt?
Gibt es Vor- und Nacherben?
Bestehen Pflichtteils- oder Vermächtnisansprüche?

Nicht immer ist ein Erbschein erforderlich. Ein notarielles Testament oder ein Erbvertrag kann zusammen mit der gerichtlichen Eröffnungsniederschrift häufig bereits als Erbnachweis ausreichen.

Bei privatschriftlichen Testamenten kommt es stärker auf den konkreten Verwendungszweck und die Eindeutigkeit der Regelungen an. Gegenüber Banken kann ein eröffnetes handschriftliches Testament in bestimmten Fällen genügen. Für die Grundbuchberichtigung gelten dagegen strengere Anforderungen.

Ein Erbschein sollte deshalb nicht vorsorglich beantragt werden, bevor geklärt wurde, ob er tatsächlich benötigt wird. Gerade bei größeren Nachlässen können die vom Nachlasswert abhängigen Gebühren erheblich sein.

Erbschaft annehmen oder ausschlagen?

Wer als Erbe in Betracht kommt, sollte nicht sofort damit beginnen, den Nachlass zu verteilen. Zunächst muss geprüft werden, ob die Erbschaft wirtschaftlich sinnvoll ist oder ob möglicherweise erhebliche Schulden bestehen. Denn der Erbe übernimmt grundsätzlich nicht nur das Vermögen des Verstorbenen, sondern auch dessen Nachlassverbindlichkeiten.

Dazu können gehören:

Darlehen und sonstige Kredite,
offene Rechnungen,
Steuerschulden,
Miet- und Nebenkostenschulden,
Verbindlichkeiten aus selbstständiger oder unternehmerischer Tätigkeit,
Bürgschaften,
Unterhalts- oder Rückzahlungsverpflichtungen,
Vermächtnisse,
Pflichtteilsansprüche,
sowie die Kosten des Erbfalls.

Die Ausschlagung einer Erbschaft ist nur innerhalb einer gesetzlichen Frist möglich. Diese beträgt grundsätzlich sechs Wochen und beginnt regelmäßig mit der Kenntnis vom Anfall der Erbschaft und vom Berufungsgrund. Sie verlängert sich auf sechs Monate, wenn der Erblasser seinen letzten Wohnsitz ausschließlich im Ausland hatte oder wenn sich der Erbe bei Beginn der Ausschlagungsfrist im Ausland aufhält. Da die Ausschlagungsfrist häufig schneller beginnt, als viele Angehörige vermuten, sollte frühzeitig geprüft werden, ob eine Ausschlagung überhaupt in Betracht kommt. Nach Ablauf der Frist gilt die Erbschaft grundsätzlich als angenommen.

Wer beispielsweise eine Wohnung vor Schäden schützt, verderbliche Gegenstände entsorgt oder laufende Gefahren abwendet, nimmt damit nicht zwangsläufig die Erbschaft an. Wer dagegen Nachlassgegenstände verkauft, verteilt oder sich eindeutig als endgültiger Erbe geriert, kann dadurch Tatsachen schaffen.

Bei einem unübersichtlichen oder möglicherweise überschuldeten Nachlass sollte deshalb möglichst früh geprüft werden, welche Handlungsspielräume noch bestehen.

Den Nachlass zunächst sichern

Unmittelbar nach dem Todesfall geht es häufig darum, Schaden vom Nachlass abzuwenden.

Typische Sicherungsmaßnahmen sind:

Wohnung, Haus oder Geschäftsräume sichern,
Schlüssel erfassen,
Fahrzeuge und wertvolle Gegenstände schützen,
Bargeld, Schmuck und wichtige Dokumente aufnehmen,
Haustiere versorgen,
verderbliche Waren sichern oder entsorgen,
laufende Zahlungsvorgänge überprüfen,
unberechtigte Zugriffe auf Konten oder digitale Benutzerkonten verhindern,
Versicherungen über den Todesfall informieren,
und notwendige Erhaltungsmaßnahmen an Immobilien veranlassen.

Dabei sollte sorgfältig dokumentiert werden, welche Maßnahmen durchgeführt wurden. Dies ist besonders wichtig, wenn es mehrere Erben gibt oder wenn später Pflichtteilsansprüche geltend gemacht werden könnten. Fotos, Inventarlisten, Kontoauszüge, Belege und schriftliche Notizen können später dabei helfen, Unklarheiten und Streit zu vermeiden.

Welche Unterlagen sollten gesucht werden?

Eine vollständige Nachlassabwicklung ist nur möglich, wenn die wesentlichen Unterlagen des Verstorbenen ermittelt werden.

Gesucht werden sollten insbesondere:

Testamente und Erbverträge,
Sterbeurkunden und Personenstandsurkunden,
Konto- und Depotauszüge,
Darlehensverträge,
Versicherungsverträge,
Grundbuchunterlagen,
Kauf-, Miet- und Pachtverträge,
Steuerbescheide und Steuererklärungen,
Unterlagen über Unternehmen und Beteiligungen,
Gesellschaftsverträge,
Renten- und Versorgungsunterlagen,
Fahrzeugpapiere,
Vollmachten,
Schenkungs- und Übergabeverträge,
Unterlagen über Auslandsvermögen,
Zugangsdaten und Informationen zu digitalen Vermögenswerten,
sowie Belege über größere Schenkungen in den letzten Jahren.

Gerade die letzten beiden Punkte werden häufig unterschätzt. Digitale Bankkonten, Online-Wertpapierdepots, Kryptowährungen, Domains, digitale Urheberrechte oder Guthaben bei Zahlungsdiensten können wirtschaftlich bedeutend sein. Auch frühere Schenkungen können relevant werden. Sie spielen beispielsweise bei Pflichtteilsergänzungsansprüchen oder bei der Erbschaftsteuer eine Rolle.

Warum ein Nachlassverzeichnis sinnvoll ist

Ein Nachlassverzeichnis ist eine strukturierte Übersicht über die Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Verstorbenen.

Auch wenn nicht in jedem Erbfall eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Erstellung eines bestimmten Nachlassverzeichnisses besteht, ist eine vollständige Bestandsaufnahme fast immer sinnvoll.

Sie hilft dabei,

die wirtschaftliche Lage des Nachlasses zu beurteilen,
Vermögen und Schulden gegenüberzustellen,
die Erbschaftsteuer vorzubereiten,
Pflichtteilsansprüche zu prüfen,
die Verwaltung innerhalb einer Erbengemeinschaft nachvollziehbar zu machen,
und die spätere Verteilung des Nachlasses vorzubereiten.

Der Begriff „Nachlassverzeichnis“ wird allerdings in unterschiedlichen rechtlichen Zusammenhängen verwendet. Deshalb ist nicht jedes Nachlassverzeichnis dasselbe.

Welche Arten von Nachlassverzeichnissen gibt es?

Privates Nachlassverzeichnis

Ein privates Nachlassverzeichnis wird regelmäßig vom Erben oder mit dessen Unterstützung erstellt. Es dient der allgemeinen Bestandsaufnahme und kann auch Grundlage für die Berechnung von Pflichtteilsansprüchen sein.

Notarielles Nachlassverzeichnis

Ein notarielles Nachlassverzeichnis kann von einem Pflichtteilsberechtigten unter den Voraussetzungen des § 2314 BGB anstelle oder zusätzlich zu einem privaten Verzeichnis verlangt werden.

Dabei übernimmt der Notar nicht lediglich die Angaben des Erben. Er muss den Nachlass eigenständig ermitteln und über die erforderlichen Ermittlungsmaßnahmen nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden.

Der Bundesgerichtshof betont, dass ein notarielles Nachlassverzeichnis eine größere Gewähr für Klarheit, Übersichtlichkeit und Richtigkeit bieten soll. Zugleich bleibt der Erbe zur Mitwirkung verpflichtet.

Nachlassverzeichnis des Testamentsvollstreckers

Ein Testamentsvollstrecker muss dem Erben nach Annahme seines Amtes grundsätzlich unverzüglich ein Verzeichnis der seiner Verwaltung unterliegenden Nachlassgegenstände und der ihm bekannten Nachlassverbindlichkeiten mitteilen.

Inventar im erbrechtlichen Sinne

Das gesetzliche Inventar ist ebenfalls ein Verzeichnis der Nachlassgegenstände und -verbindlichkeiten. Es steht insbesondere im Zusammenhang mit den gesetzlichen Vorschriften über die Haftung des Erben.

Diese verschiedenen Formen dürfen nicht miteinander verwechselt werden. Ein selbst erstelltes Nachlassverzeichnis erfüllt nicht automatisch die Anforderungen an ein notarielles Verzeichnis oder an ein gesetzliches Inventar.

Was gehört in ein Nachlassverzeichnis?

Ein brauchbares Nachlassverzeichnis sollte die Aktiv- und die Passivseite des Nachlasses getrennt und möglichst vollständig darstellen.

Vermögenswerte

Zu den Vermögenswerten können gehören:

Bankguthaben,
Sparbücher,
Wertpapierdepots,
Fonds und sonstige Kapitalanlagen,
Bargeld,
Immobilien und Grundstücke,
Unternehmensbeteiligungen,
Ansprüche aus Versicherungen,
Fahrzeuge,
Schmuck, Kunst und Sammlungen,
wertvoller Hausrat,
Darlehensforderungen,
Steuererstattungsansprüche,
Mietkautionen,
Ansprüche aus Verträgen,
Auslandsvermögen,
Kryptowährungen,
Domains und digitale Vermögenswerte,
Urheber- und Lizenzrechte,
sowie sonstige Forderungen.

Verbindlichkeiten

Auf der Passivseite können beispielsweise zu erfassen sein:

Bankdarlehen,
private Darlehen,
offene Rechnungen,
Steuerschulden,
Beerdigungskosten,
Kosten der Nachlassregelung,
offene Miet- und Nebenkosten,
Pflichtteilsansprüche,
Vermächtnisse,
Zugewinnausgleichsansprüche,
Unterhaltsverpflichtungen,
sowie sonstige Nachlassverbindlichkeiten.
Bei Pflichtteilsansprüchen können außerdem sogenannte fiktive Nachlasspositionen relevant werden, insbesondere frühere Schenkungen des Erblassers.
Je nach Zweck des Verzeichnisses reicht es nicht aus, Gegenstände lediglich aufzulisten. Häufig müssen auch Werte zum maßgeblichen Stichtag ermittelt oder zumindest nachvollziehbar geschätzt werden.

Muss jeder einzelne Haushaltsgegenstand erfasst werden?

Nicht jeder gebrauchte Alltagsgegenstand besitzt einen nennenswerten wirtschaftlichen Wert. Dennoch sollte der Hausrat nicht pauschal ignoriert werden. Entscheidend ist der tatsächliche Verkehrswert, nicht der ursprüngliche Kaufpreis oder der persönliche Erinnerungswert.

Ein gewöhnlicher, gebrauchter Haushalt hat in der Regel nur einen begrenzten Veräußerungswert. Anders kann es bei hochwertigen Möbeln, Schmuck, Kunstwerken, Antiquitäten, Designobjekten, Uhren, Sammlungen oder technischen Geräten aussehen.

Gerade in Pflichtteilsfällen sollte auf pauschale Sammelpositionen verzichtet werden, wenn einzelne Gegenstände erkennbar einen erheblichen Wert haben könnten. Bei Unsicherheiten kann eine Bewertung durch einen Sachverständigen sinnvoll sein.

Konten, Depots und Versicherungen ermitteln

Banken und Versicherungen sollten über den Todesfall informiert werden. Zugleich muss geklärt werden, welche Konten, Depots, Schließfächer und Versicherungsverträge bestanden.

Dabei sollte nicht nur der Kontostand am Todestag betrachtet werden.

Für eine vollständige Beurteilung können auch frühere Kontoauszüge relevant sein, beispielsweise wenn:

größere Abhebungen erfolgt sind,
Schenkungen vermutet werden,
Vermögensverschiebungen stattgefunden haben,
Pflichtteilsergänzungsansprüche im Raum stehen,
oder unklar ist, ob einzelne Vermögenswerte dem Verstorbenen allein gehörten.

Bei Gemeinschaftskonten muss zusätzlich geprüft werden, wem das Guthaben wirtschaftlich zustand. Die bloße Bezeichnung als Gemeinschaftskonto beantwortet nicht in jedem Fall die Eigentumsfrage.

Auch bei Lebensversicherungen ist zu unterscheiden. Ist ein Bezugsberechtigter wirksam bestimmt, kann die Versicherungsleistung außerhalb des eigentlichen Nachlasses anfallen. Dennoch können sich daraus erbrechtliche oder steuerliche Fragen ergeben.

Laufende Verträge prüfen

Ein Todesfall beendet nicht automatisch jeden Vertrag.

Deshalb sollten unter anderem geprüft werden:

Mietverträge,
Energie- und Telekommunikationsverträge,
Abonnements,
Leasingverträge,
Darlehen,
Versicherungen,
Wartungs- und Dienstleistungsverträge,
Mitgliedschaften,
Arbeits- oder Geschäftsverträge,
sowie Verträge mit digitalen Anbietern.

Einige Verträge enden mit dem Tod, andere gehen auf den Erben über oder können mit besonderen Fristen gekündigt werden. Vorschnelle Kündigungen sind nicht immer sinnvoll. So kann etwa eine Gebäudeversicherung weiterhin dringend benötigt werden, solange sich eine Immobilie im Nachlass befindet. Auch bei betrieblichen Verträgen kann eine ungeprüfte Beendigung erhebliche Schäden verursachen.

Immobilien im Nachlass

Befindet sich eine Immobilie im Nachlass, steigen die Anforderungen an die Abwicklung regelmäßig deutlich.

Zu klären sind unter anderem:

Eigentumsverhältnisse,
Grundbuchstand,
bestehende Grundschulden und Darlehen,
Versicherungen,
Mietverhältnisse,
laufende Kosten,
Instandhaltungsbedarf,
steuerlicher Wert,
Verkehrswert,
und die künftige Nutzung oder Veräußerung.

Die Grundbuchberichtigung erfolgt nicht automatisch. Die Erben müssen ihre Rechtsnachfolge gegenüber dem Grundbuchamt in geeigneter Form nachweisen. Dazu kann ein notarielles Testament oder ein Erbvertrag zusammen mit der Eröffnungsniederschrift genügen. Ein rein privatschriftliches Testament reicht für diesen erleichterten Nachweis dagegen grundsätzlich nicht aus.

Bei einer Erbengemeinschaft kann ein einzelner Miterbe die Immobilie nicht allein verkaufen. Entscheidungen über Nutzung, Vermietung, Finanzierung oder Veräußerung müssen deshalb frühzeitig abgestimmt werden.

Unternehmensvermögen und Beteiligungen

Besonders zeitkritisch kann die Nachlassabwicklung werden, wenn ein Unternehmen, ein Einzelbetrieb oder Gesellschaftsanteile betroffen sind. Hier entscheidet nicht allein das Erbrecht.

Zusätzlich müssen unter anderem geprüft werden:

Gesellschaftsverträge,
Nachfolgeklauseln,
Einziehungs- oder Abfindungsregelungen,
Vertretungsbefugnisse,
Handelsregistereintragungen,
Bankvollmachten,
Arbeitsverhältnisse,
laufende Aufträge,
Liquidität,
steuerliche Verpflichtungen,
und mögliche erbschaftsteuerliche Begünstigungen.

Erbrecht und Gesellschaftsrecht können zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Eine Person kann zwar erbrechtlich Rechtsnachfolger werden, gesellschaftsvertraglich aber nicht ohne Weiteres in die Stellung des Verstorbenen eintreten. Bei Betriebsvermögen sollte deshalb möglichst früh eine kombinierte rechtliche und steuerliche Prüfung erfolgen.

Die Erbschaftsteuer nicht übersehen

Ein Erwerb von Todes wegen kann erbschaftsteuerpflichtig sein. Grundsätzlich muss ein steuerpflichtiger Erwerb innerhalb von drei Monaten nach erlangter Kenntnis dem zuständigen Erbschaftsteuerfinanzamt angezeigt werden. Es gibt zwar gesetzliche Ausnahmen, insbesondere wenn der Erwerb auf einer von einem deutschen Gericht oder Notar eröffneten Verfügung von Todes wegen beruht und sich das Verhältnis zum Erblasser eindeutig ergibt. Diese Ausnahme gilt jedoch unter anderem nicht, wenn Grundbesitz, bestimmtes Betriebsvermögen, bestimmte Gesellschaftsanteile oder Auslandsvermögen zum Erwerb gehören.

Die dreimonatige Anzeige ist nicht mit der Abgabe einer Erbschaftsteuererklärung gleichzusetzen. Eine Steuererklärung muss grundsätzlich erst eingereicht werden, wenn das Finanzamt hierzu auffordert.

Für die Erbschaftsteuer ist nicht nur das Aktivvermögen relevant. Bestimmte Nachlassverbindlichkeiten können vom steuerpflichtigen Erwerb abgezogen werden. Gerade deshalb ist ein sorgfältig geführtes Nachlassverzeichnis auch steuerlich von großer Bedeutung.

Pflichtteilsansprüche berücksichtigen

Pflichtteilsberechtigte werden nicht automatisch Miterben. Sie haben grundsätzlich einen auf Geld gerichteten Anspruch gegen den Erben. Zur Berechnung des Pflichtteils benötigen sie Informationen über den Bestand und den Wert des Nachlasses. Der auskunftspflichtige Erbe muss deshalb ein vollständiges und geordnetes Nachlassverzeichnis vorlegen. Je nach Sachlage können außerdem Wertermittlungen, Belege und ein notarielles Nachlassverzeichnis verlangt werden.

Unvollständige oder widersprüchliche Angaben führen häufig zu Streit. Besonders problematisch sind:

nicht angegebene Konten,
unklare Barabhebungen,
fehlende Schenkungen,
pauschale Bewertungen,
verschwiegene Auslandswerte,
oder nicht aufgeklärte Eigentumsverhältnisse.

Ein oberflächlich erstelltes Nachlassverzeichnis kann deshalb mehr Konflikte auslösen, als es löst.

Nachlassschulden und persönliche Haftung

Einer der größten Irrtümer in der Nachlassabwicklung lautet: Der Erbe hafte automatisch nur mit dem geerbten Vermögen. Tatsächlich haftet der Erbe grundsätzlich für Nachlassverbindlichkeiten. Ohne geeignete Maßnahmen kann diese Haftung auch das eigene Vermögen betreffen.

Das Gesetz stellt verschiedene Instrumente zur Verfügung, mit denen die Haftung beschränkt werden kann. Dazu gehören insbesondere:

die Nachlassverwaltung,
das Nachlassinsolvenzverfahren,
unter bestimmten Voraussetzungen die Dürftigkeitseinrede,
sowie weitere erbrechtliche Einreden und Aufgebotsmöglichkeiten.

Welches Instrument geeignet ist, hängt wesentlich davon ab, ob der Nachlass zahlungsfähig, unübersichtlich, überschuldet oder lediglich wirtschaftlich geringwertig ist. Wer eine Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung des Nachlasses erkennt, darf nicht einfach abwarten. Unter bestimmten Voraussetzungen besteht die Pflicht, unverzüglich die Eröffnung des Nachlassinsolvenzverfahrens zu beantragen. Eine schuldhafte Verzögerung kann zu einer Schadensersatzpflicht gegenüber Nachlassgläubigern führen.

Was ist die gerichtliche Nachlassverwaltung?

Die Nachlassverwaltung ist ein gesetzlich geregeltes Verfahren zur Haftungsbeschränkung.

Wird sie vom Nachlassgericht angeordnet, wird der Nachlass vom eigenen Vermögen des Erben rechtlich getrennt. Die Haftung des Erben für Nachlassverbindlichkeiten beschränkt sich dann grundsätzlich auf den Nachlass.

Mit der Anordnung verliert der Erbe weitgehend die Befugnis, den Nachlass selbst zu verwalten und über ihn zu verfügen. Diese Aufgaben übernimmt der gerichtlich bestellte Nachlassverwalter.

Der Nachlassverwalter hat insbesondere die Aufgabe,

den Nachlass zu sichern,
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten festzustellen,
Forderungen einzuziehen,
berechtigte Nachlassgläubiger zu befriedigen,
den Nachlass geordnet zu verwalten,
und einen verbleibenden Überschuss an den Erben herauszugeben.

Die Nachlassverwaltung dient somit nicht primär der Entlastung des Erben. Sie ist vor allem ein Instrument, um den Erben vor einer unbeschränkten persönlichen Haftung zu schützen und eine geordnete Befriedigung der Nachlassgläubiger zu gewährleisten.

Kann man einen Nachlassverwalter selbst beauftragen?

Hier muss klar unterschieden werden.

Einen Nachlassverwalter im gesetzlichen Sinne kann der Erbe nicht einfach wie einen gewöhnlichen Dienstleister beauftragen. Die Nachlassverwaltung muss vom Nachlassgericht angeordnet werden. Das Gericht bestellt anschließend den Nachlassverwalter. Der Erbe kann die Anordnung beantragen und gegebenenfalls eine geeignete Person für das Amt vorschlagen. Über die Bestellung entscheidet jedoch das Nachlassgericht. Für den Antrag des Erben besteht grundsätzlich keine feste gesetzliche Antragsfrist. Bei mehreren Erben ist die Anordnung einer Nachlassverwaltung jedoch ausgeschlossen, sobald der Nachlass geteilt worden ist. Außerdem können Miterben den Antrag nur gemeinschaftlich stellen.

Davon zu unterscheiden ist die privat beauftragte Nachlassabwicklung. Erben können selbstverständlich einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder sonstigen spezialisierten Berater beauftragen, sie bei der Abwicklung des Nachlasses zu unterstützen oder – im Rahmen einer entsprechenden Vollmacht – einzelne Aufgaben zu übernehmen.

Eine solche Person wird dadurch aber nicht zum Nachlassverwalter im gesetzlichen Sinne. Sie handelt als Bevollmächtigter oder Berater des Erben. Die Verantwortung und die rechtliche Stellung des Erben bleiben grundsätzlich bestehen.

Diese sprachliche Trennung ist wichtig:

Gerichtlicher Nachlassverwalter: vom Nachlassgericht bestellt, gesetzlich geregeltes Amt, Haftungsbeschränkung nach den erbrechtlichen Vorschriften.
Privater Berater oder Bevollmächtigter: vom Erben beauftragt, um ihn bei der praktischen, rechtlichen oder steuerlichen Nachlassabwicklung zu unterstützen.

Wann kann private Unterstützung sinnvoll sein?

Nicht jeder Nachlass erfordert einen professionellen Begleiter.

Ein Erbe kann die Abwicklung häufig selbst übernehmen, wenn:

die Erbfolge eindeutig ist,
nur wenige Vermögenswerte vorhanden sind,
keine Immobilien oder Unternehmen betroffen sind,
keine Schulden erkennbar sind,
keine Pflichtteilsansprüche bestehen,
kein Auslandsbezug vorliegt,
und zwischen mehreren Erben Einigkeit besteht.

Professionelle Unterstützung kann dagegen sinnvoll sein, wenn:

die Erbfolge unklar oder streitig ist,
mehrere Testamente existieren,
eine Erbengemeinschaft handlungsunfähig zu werden droht,
Immobilien oder Unternehmensvermögen betroffen sind,
Pflichtteilsansprüche geltend gemacht werden,
ein Nachlassverzeichnis erstellt werden muss,
frühere Schenkungen aufzuklären sind,
Auslandsvermögen vorhanden ist,
steuerliche Begünstigungen geprüft werden müssen,
die Höhe der Nachlassschulden unklar ist,
oder die Erben zeitlich, fachlich oder emotional mit der Abwicklung überfordert sind.

Der Umfang der Unterstützung kann individuell vereinbart werden. Möglich sind beispielsweise:

eine einmalige rechtliche oder steuerliche Prüfung,
die Erstellung eines Ablaufplans,
die Sichtung und Strukturierung der Unterlagen,
die Unterstützung bei der Erstellung eines Nachlassverzeichnisses,
die Korrespondenz mit Banken, Versicherungen und Behörden,
die Prüfung von Pflichtteilsansprüchen,
die Begleitung einer Erbengemeinschaft,
die Vorbereitung der Erbschaftsteuererklärung,
oder eine umfassende Abwicklung aufgrund einer Vollmacht.

Was kann eine privat beauftragte Person übernehmen?

Welche Aufgaben übertragen werden können, hängt von der Qualifikation des Beauftragten, dem Auftrag und der erteilten Vollmacht ab.

Typische Aufgaben können sein:

Unterlagen ordnen,
Vermögenswerte und Schulden erfassen,
Fristen überwachen,
Banken und Versicherungen anschreiben,
Auskünfte einholen,
ein Nachlassverzeichnis vorbereiten,
Bewertungen koordinieren,
steuerliche Unterlagen zusammenstellen,
Gläubiger erfassen,
Zahlungen dokumentieren,
die Erbengemeinschaft organisatorisch begleiten,
und die Verteilung des Nachlasses vorbereiten.

Rechts- und Steuerberatung dürfen allerdings nur von entsprechend befugten Berufsträgern erbracht werden. Auch eine umfassende Vollmacht hebt die Pflichten des Erben nicht automatisch auf. Der Erbe sollte deshalb nachvollziehen können, welche Entscheidungen getroffen und welche Zahlungen veranlasst werden.

Warum fachübergreifende Beratung wichtig sein kann

Komplexe Nachlässe lassen sich selten nur einem einzigen Rechtsgebiet zuordnen. Bei einer Immobilie können erbrechtliche, grundbuchrechtliche, bewertungsrechtliche und erbschaftsteuerliche Fragen zusammentreffen. Bei einem Unternehmen kommen Gesellschaftsrecht, Steuerrecht, Arbeitsrecht und möglicherweise Insolvenzrecht hinzu. Bei Auslandsvermögen können sich Fragen des internationalen Erbrechts, ausländischer Erbnachweise, Doppelbesteuerung und ausländischer Meldepflichten stellen.

Deshalb kann es sinnvoll sein, die Nachlassabwicklung nicht in voneinander unabhängige Einzelmaßnahmen zu zerlegen, sondern rechtliche und steuerliche Fragen gemeinsam zu betrachten. Eine Entscheidung, die zivilrechtlich möglich ist, kann steuerlich nachteilig sein. Umgekehrt kann eine rein steuerlich motivierte Gestaltung mit den Vorgaben des Testaments oder den Interessen einer Erbengemeinschaft kollidieren.

Typische Fehler bei der Nachlassabwicklung

Nachlassgegenstände zu früh verteilen
Solange nicht geklärt ist, welche Schulden, Pflichtteile, Vermächtnisse und Steuern zu begleichen sind, sollte der Nachlass nicht vorschnell verteilt werden.
Schulden unterschätzen
Nicht alle Verbindlichkeiten sind sofort sichtbar. Steuerforderungen, Bürgschaften, private Darlehen oder unternehmerische Risiken können erst später bekannt werden.
Erbschaft faktisch annehmen
Wer vor Abschluss der Prüfung umfassend über Nachlassgegenstände verfügt, kann möglicherweise nicht mehr ausschlagen.
Fristen versäumen
Besonders kritisch sind die Ausschlagungsfrist, steuerliche Anzeigefristen, gerichtliche Fristen sowie Verjährungs- und Kündigungsfristen.
Nachlass und Privatvermögen vermischen
Zahlungen sollten nachvollziehbar dokumentiert werden. Ein separates Nachlasskonto kann je nach Fall sinnvoll sein.
Pflichtteilsberechtigte nicht berücksichtigen
Eine Verteilung des gesamten Nachlasses kann problematisch werden, wenn später Pflichtteilsansprüche erfüllt werden müssen.
Immobilien oder Unternehmen ohne Gesamtprüfung veräußern
Ein Verkauf kann steuerliche Begünstigungen gefährden oder gegen testamentarische beziehungsweise gesellschaftsvertragliche Vorgaben verstoßen.
In der Erbengemeinschaft allein handeln
Nicht jede Maßnahme kann von einem einzelnen Miterben wirksam beschlossen werden.
Den Begriff Nachlassverwalter falsch verwenden
Ein privat beauftragter Berater ist nicht automatisch ein gesetzlicher Nachlassverwalter. Die gerichtliche Nachlassverwaltung ist ein eigenes Verfahren mit weitreichenden Rechtsfolgen.

Ein möglicher Ablauf der Nachlassabwicklung

Eine sinnvolle Reihenfolge kann folgendermaßen aussehen:

Unterlagen und Vermögenswerte sichern
Wichtige Dokumente, Schlüssel, Kontounterlagen und Wertgegenstände sollten gesichert und dokumentiert werden.
Erbfolge prüfen
Testamente, Erbverträge, gesetzliche Erbfolge und Testamentsvollstreckung müssen geklärt werden.
Ausschlagungsfrist beachten
Bevor weitreichende Verfügungen getroffen werden, sollte die wirtschaftliche Situation des Nachlasses überschlägig geprüft werden.
Vorläufiges Nachlassverzeichnis erstellen
Vermögenswerte und Verbindlichkeiten sollten möglichst früh erfasst werden.
Gläubiger und laufende Verpflichtungen ermitteln
Verträge, Darlehen, Steuern und sonstige Forderungen müssen geprüft werden.
Erbenhaftung bewerten
Bei unübersichtlichen oder überschuldeten Nachlässen sind Maßnahmen zur Haftungsbeschränkung zu prüfen.
Steuerliche Pflichten erfüllen
Die Anzeige des Erwerbs, mögliche Steuererklärungen und Bewertungsfragen sollten rechtzeitig bearbeitet werden.
Pflichtteile und Vermächtnisse klären
Bevor der Nachlass verteilt wird, müssen bestehende Ansprüche berücksichtigt werden.
Vermögenswerte verwalten oder verwerten
Immobilien, Unternehmen, Depots und sonstige Werte werden erhalten, übertragen oder veräußert.
Nachlass verteilen
Erst wenn Verbindlichkeiten und Rückstellungen geklärt sind, sollte die endgültige Auseinandersetzung erfolgen.

Nachlass selbst abwickeln oder Hilfe nutzen?

Die Entscheidung hängt weniger von der reinen Höhe des Nachlasses ab als von seiner Struktur.

Auch ein kleiner Nachlass kann rechtlich schwierig sein, wenn die Erben zerstritten sind, ein unklares Testament existiert oder hohe Schulden drohen. Umgekehrt kann ein wirtschaftlich bedeutender Nachlass gut handhabbar sein, wenn die Verhältnisse klar dokumentiert, steuerlich vorbereitet und testamentarisch eindeutig geregelt wurden.

Erben sollten sich deshalb folgende Fragen stellen:

· Ist eindeutig, wer Erbe ist?

· Kenne ich alle Vermögenswerte?

· Sind die Schulden vollständig überschaubar?

· Bestehen Pflichtteils- oder Vermächtnisansprüche?

· Gibt es Immobilien, Unternehmen oder Auslandsvermögen?

· Müssen besondere Fristen eingehalten werden?

· Kann die Erbengemeinschaft gemeinsam entscheiden?

· Bin ich in der Lage, alle Vorgänge nachvollziehbar zu dokumentieren?

· Könnte mein eigenes Vermögen durch Nachlassschulden gefährdet sein?

Je mehr dieser Fragen offenbleiben, desto sinnvoller kann eine frühzeitige rechtliche oder steuerliche Prüfung sein.

Erst Überblick schaffen, dann handeln

Die Abwicklung eines Nachlasses besteht nicht nur darin, Konten aufzulösen und Vermögensgegenstände unter den Erben zu verteilen. Erben übernehmen Rechte, Vermögenswerte, Verpflichtungen und Risiken. Sie müssen die Erbfolge klären, den Nachlass sichern, Vermögen und Schulden erfassen, Fristen einhalten und entscheiden, welche Ansprüche vor einer Verteilung zu erfüllen sind. Ein strukturiertes Nachlassverzeichnis bildet dafür häufig die wichtigste Grundlage. Es schafft Transparenz, erleichtert die steuerliche Bearbeitung und kann Konflikte mit Miterben oder Pflichtteilsberechtigten vermeiden.

Nicht jeder Nachlass verlangt eine umfassende professionelle Begleitung. Bei klaren und überschaubaren Verhältnissen können Erben viele Aufgaben selbst erledigen. Sobald jedoch Immobilien, Unternehmensvermögen, Auslandsbezug, Pflichtteilsansprüche, unklare Schulden oder Streit innerhalb einer Erbengemeinschaft hinzukommen, kann fachkundige Unterstützung sinnvoll sein.

Dabei muss zwischen zwei Formen klar unterschieden werden: Die gesetzliche Nachlassverwaltung wird vom Nachlassgericht angeordnet und dient insbesondere der Beschränkung der Erbenhaftung. Eine private Unterstützung bei der Nachlassabwicklung kann der Erbe dagegen selbst beauftragen.

Die wichtigste Regel lautet daher:

Nicht vorschnell verteilen oder verfügen! Zunächst sollte die Erbfolge geklärt, der Nachlass vollständig erfasst, Schulden und Fristen geprüft werden. Erst danach sollte entschieden werden, welche Maßnahmen erforderlich sind und ob professionelle Begleitung benötigt wird.

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